Исследование процесса снабжения производства исходными материалами
Помимо указанных аспектов производства, необходимо также анализировать наличие полного управленческого цикла на предприятии: целеполагание, планирование, исполнение, учет, контроль, анализ и корректировка целей (планов).
Надо заметить, что рассмотренный вариант комплексной диагностики рекомендуемый, хотя и не обязательный. Так будет зафиксировано максимальное количество проблем, в том числе и находящихся на стыках указанных аспектов данного производства.
В ходе дальнейшей работы участникам рабочих групп было предложено самостоятельно проанализировать сформулированные проблемы и используя причинно следственную диаграмму выявить возможные причины появления проблем.
Выявление симптомов и причин, их вызвавших, состоит из двух последовательных этапов:
1. сбор информации о системе снабжения предприятия;
2. анализ полученной информации.
Каждый из этих этапов важен и имеет взаимное влияние на результат. Неправильно собранная информация не позволит провести эффективный анализ по выявлению проблем (симптомов) и причин. Но в то же время даже самая полная информация о снабжении ничем не поможет , если неверно ее проанализировать.
При сборе информации целесообразно использовать процессно-ориентированную модель процесса. То есть модель, в которой процесс рассматривается как совокупность процессов. При этом нет необходимости в подробном описании процессов, достаточно зафиксировать потребителей, показатели эффективности с их значениями и результаты процессов.
Результатом будет являться структурированное описание проблемного состояния предприятия, выраженное через факторы успеха и показатели эффективности бизнеса с их текущими значениями. Однако, описав текущее состояние предприятия, мы можем только ответить на вопрос, что у нас за проблемы. Но мы не можем определить, почему у нас возникли эти проблемы. То есть, необходимо выяснить причину возникновения проблем. А если говорить языком технологий, то определить причинно-следственную связь симптомов (проблем) и причин.
Говоря о проблемах и причинах, их вызвавших, нельзя не упомянуть о том факте, что ни на те, ни на другие мы уже никак не можем повлиять. Все, что мы можем сделать — устранять их последствия, никоим образом не предотвращая их возникновение. Будущие результаты отображаются в виде набора ключевых показателей эффективности процессов предприятия, а также их будущих значений.
Затем сотрудники отдела качества обработали полученные результаты и представили их в агрегированном виде (табл. 14) для обсуждения на очередном заседании рабочих групп.
Таблица 14
Возможные причины появления проблем
|
Выявленные проблемы |
Причины появления проблем |
|
1 |
2 |
|
Соблюдение интересов потребителя | |
|
• срывы графиков обеспечения основными и вспомогательными материалами; • срывы планов реализации услуг по причине отсутствия материалов; • отклонение от заказанной номенклатуры комплектующих; • отклонения от заказанных объемов материалов и комплектующих; • приобретение узлов и материалов не соответствующих требованиям заказчика; • отсутствие учета и работы с претензиями потребителей. |
• нет регламентов выполнения намеченных мероприятий; • не учитываются и не анализируются требования потребителей; • слабая связь процессов планирования деятельности отделов организации; • отсутствие должного входного контроля над закупаемыми материалами; • не регламентирована процедура отбора поставщиков материалов; • использование различной терминологии при подготовке спецификаций заказываемой продукции. |
|
Организация внутренних процессов | |
|
• несвоевременная оплата счетов за полученную продукцию; • несвоевременная и некорректная информация по текущему состоянию складских остатков; • неточности в планировании закупок и в связи с этим авралы в работе; • нестыковка в заказах материалов и транспорта для их перевозки. |
• нет регламентов выполнения намеченных мероприятий; • не учитываются и не анализируются требования потребителей; • слабая связь процессов планирования деятельности отделов организации. |
|
Финансы | |
|
• потери денежных средств связанные с малыми партиями заказов материалов и комплектующих (затраты на транспорт, потеря оптовой скидки); • иски и штрафные санкции внешних потребителей за срывы сроков плановых работ; • высокие операционные издержки; • замораживание финансовых средств в связи с увеличением неликвидов на складе. |
• нет регламентов выполнения намеченных мероприятий; • не учитываются и не анализируются требования потребителей; • слабая связь процессов планирования деятельности отделов организации; • не учитываются операционные затраты подразделений. |
|
Ресурсы | |
|
• неравномерность использования складских помещений в зависимости от времени года; • увеличение неликвидной продукции на складах основных и вспомогательных материалов; • рост текучести кадров в отделе снабжения; • потери материалов в связи с неправильным их хранением. |
• нет регламентов выполнения намеченных мероприятий; • не учитываются и не анализируются требования потребителей; • слабая связь процессов планирования деятельности отделов организации; • не учитываются операционные затраты подразделений. |
